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Numbers Grundlagen und erste Tips

10.08.2015
Numbers im Dock

 Beim Öffnen der Numbers-App erscheint als erstes die Vorlagenauswahl. Hier kann man Vorlagen auswählen, die von Apple erstellt wurden wie z.B. eine Checkliste oder eine Rentabilitätsanalyse.

Tip: Man kann hier eigene Vorlagen hinzufügen indem man sie im Dateivorlagen-Format speichert. Weil deren Verwaltung aber auf das Umbenennen und Löschen beschränkt ist, dürfte es für die meisten Fälle sinnvoll sein, die eigenen Vorlagen im Finder zu organisieren.

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Um eine neue Tabellenkalkulation zu beginnen, öffnet man eine passende Vorlage. Möchte man mit einer leeren Datei starten, wählt man die Vorlage "Leer". Diese entspricht einer leeren Datei mit einer ersten generischen Tabelle.
 

Benutzeroberfläche

Numbers bietet die Möglichkeit, mit beliebig vielen Tabellen auf mehreren "Blättern" zu arbeiten. So kann man umfangreiche Datensammlungen gut organisieren. Beispielsweise kann man für jeden Monat ein eigenes Blatt anlegen und die Resultate in einem Übersichtsblatt zusammenführen. 

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Anders als in Excel – wo jedes Blatt eine Tabelle ist – können auf jedem Blatt mehrere Tabellen platziert werden.

Tip: Exportiert man eine Numbers-Datei in das Excel-Format, wird jede Numbers-Tabelle zu einem Excel-Blatt.

Ein Blatt kann außer Tabellen auch Diagramme, Textfelder, Formen, Bilder, Video und Audio enthalten. Texte und Bilder können auch als Platzhalter fungieren.

Um Tabellen und andere Objekte zu bearbeiten, lässt sich auf der rechten Seite des Fensters die Fromatierungspalette einblenden. Hier können alle Einstellungen wie Schriften, Farben, Rahmen und Datenformate etc. vorgenommen werden. 

Am oberen Bildschirmrand befinden sich Buttons für den direkten Zugriff auf grundlegende Funktionen. Oben links lässt sich die Darstellung des Fensters anpassen wie z.B. die Größe der Darstellung. Mit den Buttons in der Mitte lassen sich die jeweils gezeigten Objekte einfügen (Funktionen, Tabellen, Diagramme, Textfelder, Formen, Bilder/Musik/Filme und Kommentare). Auf der rechten Seite ist die Steuerung um die Seitenleiste ein- und auszublenden. Sie enthält die Detaileinstellungen der Formatierungs- bzw. Sortier- und Filterfunktionen. 

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Zeilen, Spalten und Zellen

Eine Tabelle besteht aus Zeilen und Spalten. Zeilen, Spalten und einzelne Zellen können innerhalb einer Tabelle und zwischen Tabellen bewegt werden. Um z.B. eine oder mehrere Zeilen zu verschieben, markiert man sie am Zeilenkopf und zieht sie zur gewünschte Stelle. 

BildSpalten sind alphabetisch gekennzeichnet (A, B, C...) wogegen Zeilen numerisch beziffert sind (1, 2, 3...). Spalte A Zeile 1 ist die Zelle A1. Das ist die oberste linke Zelle. Zellen können sowohl Zahlen und Text als auch Formeln enthalten. Optisch können sie nach Bedarf geändert werden indem man den Rahmen und den Hintergrund anpasst. Es lässt sich sogar ein Hintergrundbild für eine Zelle festlegen. Die Darstellung einer Tabelle kann man in einem Tabellenstil speichern und auf andere Zellen übertragen. 
 

Arbeiten mit Daten

Eine Tabelle kann verschiedene Arten von Daten enthalten und auch verarbeiten, was für viele Anwendungen sehr nützlich ist. Standardmäßig ist das Zellenformat auf "Automatisch" eingestellt sodass Numbers selbst erkennt, welche Art von Daten der Nutzer eingibt oder sich aus einer Kalkulation ergibt. Beispiel: Eine Formel, die Stückzahl x Preis in Euro berechnet, wird das Ergebnis auch in Euro ausgeben. Man muss die Ergebniszelle also nicht selbst als Währung formatieren.

Tabellenzellen können diese Datenformate enthalten:

  • Zahl – Die blanke Zahl ohne Einheiten oder andere Angaben, kann aber Nachkommastellen und Tausendertrennzeichen enthalten.
  • Prozent – Zeigt die eingegebene Zahl als tatsächliche Prozent mit nachfolgendem Prozentzeichen an. Die Zahl 0,2 wird als 20% ausgegeben.
  • Bruch – Zeigt die eingegebene Zahl als Bruch an. Gibt man die Zahl 0,2 ein, wird der Bruch 1/5 ausgegeben.
  • Zahlensystem – Zeigt Zahlen unter Verwendung eines bestimmten Zahlensystems an. Es lassen sich die Basis und die Anzahl der Stellen sowie die Darstellung negativer Zahlen einstellen. 
  • Wissenschaftlich –  Zeigt Zahlen in wissenschaftlicher Notation an. Die Zahl 0,2 wird als 2E-01 ausgegeben.
  • Datum und Uhrzeit – Enthält eine vollständige Datums- und Uhrzeitangabe wie 22.10.2016 12:00:00. Dieses kann so formatiert werden, dass nur bestimmte Teile angezeigt werden wie z.B. 12:00 oder 22. Oktober.
  • Dauer – Behandelt eigegebene Zahlen wie eine Dauer und lässt sie unterschiedlich anzeigen. Für den Wert 1,5 ein kann man z.B. 1h 30m oder 1:30 ausgeben lassen.
  • Markierungsfeld – Dies ist eine sogenannte Checkbox die man abhaken kann. Es ist eine grafische Darstellung der Werte WAHR (abgehakt) und FALSCH (nicht abgehakt).
  • Wertungssterne – Wie aus iTunes bekannt, kann man damit eine Wertung mit 0 bis 5 Sternen per Mausklick vergeben. Damit werden die Zahlen 0 bis 5 als Sterne dargestellt.
  • Schieberegler – Um Zahlenwerte mit der Maus zu verändern, kann man den Schieberegler verwenden. Der Regler lässt sich verschieben womit sich der Wert in der Zelle erhöht oder verringert. Man kann das Maximum, Minimum und das Intervall festlegen sowie das angezeigte Zahlenformat (Euro, Prozent etc.) mit Ausnahme von Zeit und Dauer.
  • Werteregler – Dies ist im Prinzip wie der Schieberegler mit dem einzigen Unterschied dass die Werte nicht mit einem Schieberegler geändert werden sondern mit einem Klick auf den aufwärts- bzw. abwärts Pfeil.
  • Einblendmenü – Bekannt auch als Drop-Down-Menü lassen sich mit einem Klick auf die Zelle bestimmte Einträge aus einer Liste auswählen. Die Liste kann vorher definiert werden und auch später geändert werden.
  • Eigenes Format erstellen – Diese Option erlaubt ein selbst definiertes Format von Zahlen, Datum/Uhrzeit oder Text wie z.B 10 T€ für die Eingabe von 10000.

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Formeln und Berechnungen

Um Berechnungen anzustellen werden Formeln eingefügt, indem man mit einem istgleich-Zeichen "=" beginnt. So erkennt das Programm, dass es anstatt die eingegebene Zeichenfolge das Formelergebnis anzeigen soll. Die Zeichenfolge  = 1 + 1  wird also  2  ausgeben, weil das Formelergebnis 2 ist. Anstatt Ziffern können auch Zellen gesetzt werden. Angenommen die Zelle A1 enthält die Zahl 3. Gibt man in einer anderen Zelle die Formel  = 3 × A1  ein, erhält man  9  als Ergebnis da die Zelle A1 mit 3 multipliziert wurde: 3 × 3 = 9. Dies lässt sich auch mit Logik- und Referenz-Funktionen wie "wenn-dann" und "wo" kombinieren was sehr leistungsfähige Formeln ermöglicht. Eine Hilfestellung zur den Formeln und Funktionen wird in der Seitenleiste angezeigt, wenn man eine Formel bearbeitet. Dazu gehören auch Logik- und Referenz-Funktionen wie "wenn-dann" und "wo".

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Diagramme

Das Hinzufügen von Diagrammen ist einfach. Man wählt diejenigen Zellen aus, deren Ergebnisse dargestellt werden sollen und wählt dann den gewünschten Diagrammtyp aus. Danach kann man das Diagramm anpassen und die Art des Diagramms auch später noch ändern.

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Speichern, Exportieren, Drucken, Verschicken

Hat man seine Numbers-Datei erstellt, wurde sie (in der Standard-Konfiguration eines Macs oder iPads) automatisch gespeichert. Darüber hinaus gibt es verschiedene Möglichkeiten, was man damit tun kann. Grundsätzlich verhält sich eine Numbers-Datei wie jede andere Datei auch. Über das Menü "Ablage" findet man folgende Befehle:

Sichern – Speichert die zuletzt gemachten Änderungen in der aktuellen Datei und erstellt im Hintergrund eine neue Version. 

Duplizieren – Erstellt aus dem aktuellen Dokument ein Duplikat und fragt nach dem Namen und Speicherort für das Duplikat. 

Umbenennen – Damit lässt sich der Dokumentenname direkt im Dateifenster ändern. 

Bewegen – Damit lässt sich der Speicherort direkt im Dateifenster ändern, z.B. in einen anderen Ordner oder von/nach iCloud. 

Zurücksetzen auf – Ermöglicht es, zu einer früheren Version zurückzukehren. 

Exportieren – Erstellt eine PDF-, Excel- oder CSV-Datei aus dem aktuellen Numbers-Dokument.

Im Menü "Bereitstellen" gibt es zusätzlich diese Optionen:

Link via iCloud bereitstellen – Damit kann man einen Link versenden, mit dem der Empfänger das Dokument ansehen kann. Dafür muss die Datei in iCloud gespeichert sein.

Kopie versenden – Diese sendet dem angegebenen Empfänger eine Kopie des Dokuments per E-Mail, Nachrichten (iMessage) oder AirDrop. Als Alternative zum Originalformat gibt es wie beim "Export" die Option, die Kopie als PDF-, Excel- oder CSV-Format zu senden.
 

Numbers in iCloud

Numbers für iCloud ist die online-Version der App und für jedermann unter iCloud.com zugänglich. Hier startet Numbers im Web-Browser, das Programm muss also nicht auf dem Rechner installiert sein. 

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1 Kommentare

Ich arbeite seit 2012 mit Numbers und einen effektiven Mehrwert erfahre ich erst seit Anfang 2017. Grund: Ich habe die Vorlagen vom Entwickler gekauft und genieße einen exzellenten Support. Die Anfragen werden umgehend, verständlich und mit erstklassigen Ideen beantwortet. Zu 100 % bin ich zufrieden, lieber würde ich 200 % sagen. Herzlichen Dank, Ihr Frank Lex

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